|
كميته راهبري ، كميته اي است متشكل از نمايندگان آگاه بخشهاي مختلف موسسه كه در ارتباط با پروژه " طرح جامع ICT موسسه با رويكردهاي سازماني " به درخواست اداره فناوري اطلاعات و تأييد شوراي معاونين موسسه تشكيل گرديده تا روند كار پروژه مذكور را مطابق ضوابط و ملاحظات موسسه نظارت نمايد .
از آنجائيكه پروژه طرح جامع ICT موسسه با رويكرد معماري سازماني يك پروژه پايه اي و اساسي در موسسه مي باشد و نتايج آن مي تواند تأثيرات جدي در برنامه ريزي ميان مدت و هم چنين بكارگيري فناوري اطلاعات در موسسه داشته باشد تشكيل اين كميته ضروري بوده و اهداف زير را دنبال مي نمايد .
1- ايجاد هسته اي نظارتي از كليه بخشهاي مختلف موسسه در ارتباط با پروژه .
2- ايجاد آمادگي در بخشها و واحدهاي مربوطه توسط اين كميته و نمايندگان مربوط .
3- ايجاد هماهنگي هاي لازم در اجراي پروژه و تعاملات مربوط به مشاور با واحدها .
4- نظارت بر محتواي توليد شده توسط مشاور و اعلام نظر در خصوص گزارشات مشاور .
5- اجرائي نمودن نتايج حاصل از اجراي پروژه در موسسه .
3-اعضاي كميته :
به پيشنهاد اداره فناوري اطلاعات و تأييد شوراي معاونين موسسه اعضاي كميته به شرح زير مي باشند :
1- نماينده معاونت توليد
2- نماينده معاونت آموزش و پژوهش
3- نماينده معاونت تضمين كيفيت
4- نماينده معاونت اداري و مالي
5- نماينده حوزه رياست
6- نماينده مديريت فني
7- نماينده حراست
8- رئيس اداره فناوري اطلاعات
9- كارشناس ناظر اداره فناوري اطلاعات
كه رئيس اداره فناوري اطلاعات بعنوان رئيس كميته و يك نفر نيز بعنوان دبير كميته از سوي كميته انتخاب خواهد شد وظيفه دبير كميته بشرح زير مي باشد
1- تنظيم زمان و دستور جلسات و اعلام به اعضاي كميته
2- تنظيم صورتجلسات و ارسال آن به مشاور يا واحدهاي مربوطه
3- پيگيري تصميمات كميته و گزارش نتايج آن به كميته
وظايف كميته راهبري :
1- تهيه و ارائه مستندات و مدارك مورد نياز مشاور در بخش/اداره مربوطه .
2- تهيه و تنظيم جدول زماني حضور مشاور در بخشها / واحدها و مصاحبه با مديران و افراد مربوطه .
3- بررسي كلي گزارشات مشاور و ارجاع آنها به بخشها/واحدها و اخذ نظرات آنها جهت ارائه به مشاور .
4- تشكيل جلسات به منظور بررسي روند پيشرفت كار و عملكرد بخشها و مشاور و تصميم گيري براي بهبود آنها .
5- تشكيل جلسات با حضور ناظران فني پروژه به منظور آگاهي از موارد فني پروژه .
6- تشكيل جلسات آموزشي به منظور آگاهي از موضوع پروژه بصورت هاي مناسب در مقاطع مختلف .
7- اطلاع رساني به معاونت / حوزه مربوطه و تنظيم جلسات آموزشي براي مديران در صورت نياز .
8- تهيه گزارشات موردي براي ارائه به شوراي فناوري اطلاعات موسسه .
9- تهيه آئين نامه داخلي كميته .
6-تصميمات :
تصميم گيري بر اساس روش زير انجام پذير خواهد بود .
1- نصف + يك .
7-حضور و غياب :
بدليل اهميت نظارت بر اين پروژه ، فعاليت كميته بصورت مستمر و مطابق با آئين نامه مربوطه لازم و ضروري مي باشد لذا از آنجائيكه تصميات كميته مي بايست در كليه واحدهاي موسسه اجرا گرديد و توسط نماينده مربوطه نظارت و مديريت شود حضورت كليه اعضاي كميته ضروري بوده و غيبت بيش از دو جلسه متوالي و يا چهار جلسه متناوب موجب حذف نماينده مربوطه از كميته و درخواست معرفي يك نماينده جديد خواهد گرديد .
8-تشكيل جلسات :
جلسات هر دو هفته يكبار تشكيل گرديده و با حضور تعداد مورد نظر كميته كه تعيين خواهد شد رسميت خواهد يافت، همچنين صورت لزوم بصورت موردي و يا بر اساس درخواست هر يك از اعضاي كميته ، جلسه تشكيل خواهد شد .
ضمناً بنا به نياز و يا ضرورت افراد ديگري كه به نوعي مرتبط با پروژه مي باشند مي توانند با صلاحديد كميته در جلسات شركت نموده و نظرات خود را ارائه نمايند ولي داراي حق رأي نمي باشند |